给你的IT合同来个数字化改造

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现代化e尊国际的来源方式

IT采购领域在过去20年里发生了变化, 变化的步伐在不断加快. 单片5 -, 过去10年签订的7年或10年合同可能不太适合今天的数字世界. 随着e尊国际进入一个新的十年,是时候 考虑是否替换或返工它们.

首席信息官, cdio和IT采购专家现在必须更快地交付IT解决方案, 更便宜,而且很少或没有长期承诺. 这对创业社区来说很好, 有机增长的数字企业或已有数字转型计划的组织. 但是那些刚刚开始数字化之旅的企业呢? 他们不能把合同扔进碎纸机,然后重新开始.

遗留的应用程序和基础设施支持合同将不得不与它们的数字副本(XaaS)共存, 自动化, DevOps, 等.在可预见的未来.

为什么合同需要数字化改造?

We constantly hear how digital transformation programs require a new approach to sourcing and how the digital ecosystem is dependent on new niche players in the market as well as traditional multi-tower system integrators. Organizations are at different stages of the digital journey and most will have a blend of digital and more traditional business models or services.

数字化不仅加速了技术变革的步伐,还向小型敏捷供应商开放了市场, 创业公司,众包, 它也带来了新的概念,比如“DevOps”,”“快速失败,“最小可行产品。,“人工智能”和“X作为一种服务”.”

Don’t be fooled by enterprises that claim their move to the cloud enabled them to slash operating costs and drive up flexibility to react more quickly to customer demands. 往往, 大型组织仍然受到遗留和私有应用程序和基础设施的限制.

当外包合同写下来的时候, 它通常反映了企业当前面临的挑战,并关注此时此地. 这些合同中的大多数从来没有更新过,以考虑不断变化的IT世界的新需求.

回想5年前,想想发生了多大的变化. 是什么推动了这种变化?

  • 需要从“运行”中获取更多成本.” First- (and often second-) generation agreements have already taken most of the internal costs out of internal IT teams and replaced them with more efficient and cheaper outsourced models, 利用供应商的规模, 最佳实践和低成本地点. 现在企业需要寻找其他方法来降低成本,腾出资金来进行“改变”和“改造”项目.
  • 需要灵活的定价模式. 固定范围的固定价格会导致昂贵的更改请求. 组织需要更多的敏捷性和灵活性来满足不断变化的业务需求.
  • 业务收回对IT的控制. Business units are requiring more autonomy over their IT sourcing to leverage advances in technology to either gain a competitive advantage or drive down their IT operational costs. 同时, 他们要求更快的上市时间和更多的平台或解决方案选择.
  • “X作为服务”模型. Consumption-based services are becoming the dominant force in IT and have driven dramatic changes in the role IT plays in the enterprise. 它不再是It部门设计的唯一领域, 构建, 测试, 运行和维护业务应用程序, 无论是记录系统还是业务系统.

合同数字化改造的5大考虑因素

Enterprises that are assessing their IT service contracts for a possible digital makeover should look closely at the following five areas:

  1. 范围的灵活性-范围是否仍然匹配您的业务的需要?
  2. 定价模式——它们是否仍然适用?
  3. 服务水平——它们驱动期望的行为和结果吗?
  4. 数据是核心——你或你的服务提供商应该捕捉什么数据?
  5. 提供商生态系统——您希望您的提供商如何交互?

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1. 范围的灵活性

以服务目录的形式描述服务时, 根据一组简单的参数(活动)简化这些服务的采购, 优先级, 所需的性能水平, 等.). 长, 随着业务需求的发展,冗长的服务定义在包含到契约中之后,通常很快就过时了, 要求IT部门按照业务预期进行交付. Too often we find ourselves deep in discussion with the provider as the service definition and related service level differ from what was envisaged when the contract was signed all those years ago.

申请维修及支援(AMS)合约, we see an ever-increasing number of commercial-off-the-shelf (COTS) applications such as SAP and WorkDay being delivered “as a service.“这需要一种不同于传统定制应用的方法. 维护工作从编码转变而来, Bug修复和配置补丁, 调整并确保定期的特性和技术升级与业务和IT功能一起计划. AMS服务提供商对这些应用程序有标准的支持模型, 因此,提供一个基于服务目录的模型是有意义的.

在这种类型的支持中,利用共享服务团队的成本效益更高, 但 be sure to complement it with dedicated resources who are familiar with the enterprise’s systems and business and can offer hours for minor enhancements.

交付模型的另一个不同之处是敏捷开发和/或DevOps. 在这些交付模式下, the service provider offers a fixed fee for maintaining an ongoing capacity pool with the option to flex up or down depending on demand. 企业承包固定水平的产出(e.g. 故事点)每月, 提供者和企业一起工作,以确定需求的优先级,并将更改安排到发布中.

希望利用提供商创新能力的企业客户可以通过创建创新中心来实现这一点, 测试实验室或优秀中心. The “fail fast” model can quickly progress from a proof of concept to a minimum viable product that can be deployed into a limited production environment and then quickly industrialized for global consumption.

2. 定价模型

大多数外判合约包含以下一种或多种定价模式:

  • 固定范围的固定价格
  • 固定价格的“所有你可以吃”管理服务
  • 可变价格基于价格x数量(P*Q) -有或没有arc / rrc
  • 固定工作(e.g. 每月3个scrum团队)

     

上述每一种模型都有其优点, 但一旦您想更改服务范围, 你必须对价格做些调整. 一种方法是参与一个永无止境的连续的重新谈判周期, 这可能会成为双方关于价格点应该在哪里的观点之间的战斗.

如果你希望你的供应商真正拥抱“合作伙伴”的地位, 你需要承诺每年的最低花费(基础水平). 这个基础水平应该明显低于预期的花费,但足够高,以获得供应商的承诺. 随着业务和技术环境的变化, 所需的IT服务以及这些服务的交付方式也可能发生变化. 努力确保你可以上下调整服务,同时保持总体承诺支出.

3. 服务水平

基于服务水平的传统性能度量, 关键措施和关键绩效指标驱动某种行为, 尤其是在可能存在昂贵的罚款的情况下. 大多数提供商主要关注的是不惜一切代价满足服务水平, 即使不符合企业客户的最佳利益. 一些提供商还将服务水平的失败归咎于企业无法履行义务(合同上的或暗示的). 企业必须定期 审查和调整订约承办服务水平 以反映不断变化的业务需求或重点领域.

We suggest converting traditional tower-specific service level agreements (and their associated service credits and earnback regimes) into outcome-based measures or experience level agreements (ELAs), which are aligned more closely to the business needs and can even adopt a gainshare approach for measurable business improvement resulting from IT. This gives the provider a vested interest in the client’s success and is motivated to over deliver and propose service improvements to generate a better outcome. 

在确保您的服务水平驱动所需的行为和结果时,需要回答以下几个问题.

  • 你上次检查合同sla的相关性是什么时候?
  • 它们是否驱动了正确的提供者行为?
  • 他们在那里纯粹是为了执行监督IT正在做他们的工作吗?
  • 你是否无意中创造了一个虚荣心表现指标的家庭作坊式产业?
  • 如果停止测量和报告服务水平3个月,会发生什么?

4. 核心数据

企业应该在数据捕获、分析和使用方面下注. 数据分析正在推动认知计算的快速发展, 机器学习, 人工智能和大数据.  这些数据中的大部分都来自企业核心的遗留系统. 二十年前, 当e尊国际有OLAP, 数据仓库, 商业智能和决策支持系统, e尊国际并不太担心数据在其原始用途之外会被如何利用. 在现代企业中, data is key to unlocking the neural networks that drive deep learning and help computers “think intelligently” to make decisions that improve business performance. 企业数据模型(EDM)在设计这些看似随机且互不连接的数据点网络时扮演了重要角色.

当今企业中最有价值的IT角色之一是数据科学家, 但, 除非数据结构和基础设施到位, 这个角色不会带来什么价值. 遗留应用程序和基础设施必须提供这些模型所依赖的大部分数据.  Many providers will claim they use analytics internally to constantly assess the state of their clients’ data and make decisions accordingly, 但 what you really want is access to that data so you can incorporate it into your wider EDM and make insightful connections between seemingly unrelated systems.

数据的隐私和安全始终是最重要的, 但 legacy application and database providers should be contractually committed to provide access to the data they capture about the enterprise, 它的人民和它的顾客.

5. 供应商生态系统

现在很难找到一个单一的供应商来交付企业的所有It功能. 更有可能的是,多个提供者将与内部功能并行工作,向业务交付价值. This approach requires all providers – including niche players and established providers – to work collaboratively in the enterprise’s best interests. 新的合同条款强制提供者合作并采用“先修复”, 在这些关系中,哲学是至关重要的. 一些企业要求所有提供商签署一组通用条款或单独的合作协议, 其中包含多方元素,以确保提供者生态系统的行为一致性.

You may have exit clauses in your contracts that require you to pay some form of “termination fee” for an early termination of the contract for convenience. 许多企业喜欢避免过早结束供应商关系, 尤其是涉及大笔费用的案子. 如果你发现自己处于这种境地, 关键是在执行这些退出条款之前重新协商这些条款. A good method for removing these clauses is to wait until a discretionary project is being estimated and make any subsequent award of the discretionary project work conditional on the removal of the termination fees.

重新谈判和重组你的IT服务合同

既然你已经考虑了以上所有因素, it is time to plan your digital makeover and reach out to your incumbent providers to begin the process of renegotiation and re-engineering your IT services contracts.

数字化转型是一段旅程,而不是终点. 这段旅程的第一步是看一看此时此地,并确定是什么阻碍了你. 你的合同中是否有供应商锁定条款,使得终止合同变得困难或昂贵, 分解不同的服务或简单地更改交付模型? 如果你对其中任何一个的回答是肯定的, 那么你可能还没有准备好迈出下一步,可能需要考虑如何重塑你的采购前景.

良好的外包关系将给企业和供应商双方带来商业和经济上的利益 双方平衡. 记住这一点, 找出你的供应商想要什么作为重新谈判合同的回报? 他们是否寻求长期发展? 增加足迹或钱包份额? 利润率较高的工作? 新工具和技术的实现? 一旦你知道了他们的目标,你就可以利用它来设计你的数字化改造. 与你的供应商分享你的想法、计划和担忧. 他们也热衷于帮助你发展,并希望尽可能多地保留你的IT支出. 如果你的合同在18-30个月后自然终止, 你有最大的筹码来重新谈判新政.

e尊国际游戏’s 采购 解决方案 Team understands the demands that digitization places on enterprises and their sourcing requirements and is well positioned to advise you on how best to futureproof your sourcing strategy and contracts. Our experienced sourcing advisors and digital experts can help your organization undertake a digital health check of your current contracts and recommend key changes. e尊国际还可以 帮助你协商有利的条件 以降低成本, 增加采购的灵活性,激发现有供应商更大的兴趣.

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关于作者

加里Leaderman是一位在国际组织拥有超过35年IT行业经验的采购顾问. 做了14年的采购专家, Gary现在在EMEA采购能力团队中担任关键角色, 他把实践经验混在一起, 他在采购最佳实践方面的知识, e尊国际游戏’s FutureSource methodology and his passion for quality and excellence to deliver positive sourcing outcomes for many of e尊国际游戏’s clients and offers subject matter expertise to colleagues.

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